Corona & privacy (o.a. de AVG)
In verband met corona geldt voorlopig een registratieplicht voor beoefenaars van contactberoepen. Hoe zit dat met privacy (o.a. de AVG)? Wat houdt deze registratieplicht voor contactberoepen in? Moet de klant of patiënt meewerken? Hoe moet een formulier voor registratie eruit zien?
Bij het uitoefenen van sommige beroepen is het niet (voldoende) mogelijk anderhalve meter afstand te houden. Dit zijn de zogenaamde contactberoepen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk op anderhalve meter afstand haar te knippen, tatoeages te zetten, te masseren of een gezichtsbehandeling te geven.
Waarom een registratieplicht voor contactberoepen tijdens corona?
Omdat beoefenaars van contactberoepen niet in staat zijn de wegens corona vereiste afstand te houden, geeft dat risico’s op corona. Daar komt bij dat beoefenaars van contactberoepen vaak op één dag met meerdere klanten en patiënten op zo’n korte afstand contact hebben.
In verband met het voorgaande geldt voorlopig een registratieplicht voor beoefenaars van contactberoepen. Moet de regionale GGD in verband met corona een bron- en contactonderzoek doen, dan kunnen de geregistreerde gegevens daarbij helpen. Uiteraard mogen deze gegevens alleen worden opgevraagd indien voldaan is aan alle voorwaarden die daarvoor gelden.
Vraagplicht
Door de registratieplicht hebben beoefenaars van contactberoepen de plicht om klanten en patiënten te vragen:
- hun contactgegevens beschikbaar te stellen voor een eventueel bron- en contactonderzoek in verband met corona door de GGD
- toestemming te geven om zijn/haar contactgegevens voor dat doel te verwerken. Let op: bij kinderen tot 16 jaar moet toestemming door de ouders/verzorgers worden gegeven.
Welke informatie?
Beoefenaars van contactberoepen moeten de volgende informatie opvragen en registreren:
- volledige naam
- datum van het bezoek/de behandeling
- e-mailadres
- telefoonnummer
- dat toestemming is gegeven.
Let op: andere informatie mag niet worden vastgelegd! Het is bijvoorbeeld niet toegestaan te registreren of iemand wel of geen ziekteverschijnselen heeft.
Voor het registreren kan gebruik worden gemaakt van een formulier. Een voorbeeld van een dergelijk formulier kan via deze link worden geraadpleegd.
Wat mag met deze gegevens worden gedaan?
Zoals hiervoor aangegeven, kan de regionale GGD de geregistreerde gegevens bij beoefenaars van contactberoepen opvragen. Dat mag indien dat in verband met corona nodig is voor een bron- en contactonderzoek. In dat geval moet de betreffende beoefenaar van het contactberoep deze geven.
De gegevens mogen voor niets anders worden gebruikt. Ze mogen bijvoorbeeld niet aan een andere instantie worden gegeven. Ook mag een beoefenaar van een contactberoep ze niet gebruiken om contact op te nemen met de klant/patiënt of om hem/haar een nieuwsbrief toe te sturen.
Hoe lang bewaren?
De gegevens (formulieren) moeten 14 dagen worden bewaard. Daarna moeten ze worden vernietigd.
Wat te doen wanneer de klant of patiënt weigert?
Wil de klant of patiënt de gegevens en/of de gevraagde toestemming niet geven? Dan is dat niet anders. Klanten en patiënten mogen niet onder druk worden gezet om zich te laten registreren. Beoefenaars van contactberoepen mogen bijvoorbeeld niet om die reden weigeren iemand te helpen.
De registratieplicht betekent alleen dat beoefenaars van contactberoepen verplicht zijn klanten en patiënten te vragen zich te registreren. Klanten en patiënten zijn echter niet verplicht dat ook te doen.
Wat geldt wanneer de klant of patiënt geen toestemming geeft maar de beoefenaar van een contactberoep die gegevens al heeft? Veel van de benodigde gegevens zullen al bekend zijn, bijvoorbeeld omdat deze nodig zijn voor het maken en het noteren van een afspraak. Deze gegevens zijn echter voor een ander doel gegeven. Daarom mogen deze niet worden gebruikt om te voldoen aan de registratieplicht voor beoefenaars van contactberoepen in verband met corona.
De klant of patiënt bedenkt zich en wil niet meer geregistreerd zijn
Het kan zijn dat iemand die eerst toestemming heeft gegeven voor de registratie van zijn/haar contactgegevens, later bedenkt dat hij/zij dat toch niet wil. De klant of patiënt die toestemming voor de registratie heeft gegeven, kan deze toestemming intrekken. Dan moet de beoefenaar van het contactberoep de registratie vernietigen.
Ook op andere punten moet worden voldaan aan de privacywetgeving
Vanzelfsprekend moet ook verder aan de privacywetgeving worden voldaan. Zo moeten beoefenaars van contactberoepen aan de (algemene) informatieplicht voldoen, moeten de gegevens voldoende zijn beveiligd en moet op verzoek van de betreffende persoon op verzoek inzage worden gegeven in welke persoonsgegevens van hem/haar zijn geregistreerd.
Waarom is het belangrijk om aan de eisen van het privacyrecht te voldoen?
Op het niet naleven van het privacyrecht staan vaak sancties. Dit kunnen boetes zijn (die ver kunnen oplopen) en andere maatregelen. Ook in deze periode met corona blijft de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houden. Daarom is het belangrijk dat ook bij de registratieplicht door beoefenaars van contactberoepen wordt voldaan aan de eisen van de privacywet- en -regelgeving.
Heeft u vragen?
Vraagt u zich af of uw manier van registreren aan de privacywet- en -regelgeving voldoet? Wilt u meer informatie over een formulier voor registratie? Of heeft u andere vragen over privacy of het privacyrecht? Wij helpen u graag. Neem dan vrijblijvend contact op met Cathelijne Elassaiss-Schaap via elassaiss@elassaiss.nl of via 0344 – 227 030.